Научно-техническая обработка документов
 
Передача документов на упорядочение

Одним из направлений деятельности архива является предоставление услуг по  проведению экспертизы ценности и упорядочению документов по личному составу предприятий, учреждений и организаций города Хабаровска всех форм собственности.

Виды документов по личному составу

  • приказы по личному составу (о приеме, переводе, перемещении, увольнении, поощрении, награждении, смене фамилии, отпусках без содержания, отпусках по уходу за ребенком и т.д.).
  • трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, договоры оказания услуг, изменения или дополнения к трудовым договорам, не вошедшие в состав личных дел.
  • книги регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров.
  • личные карточки (ф. т-2) уволенных работников.
  • штатные расстановки (штатные расписания с фамилиями, должностями, окладами).
  • личные дела.
  • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий.
  • списки работников.
  • невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства).
  • книги учета движения трудовых книжек.
  • списки работающих на производстве с вредными условиями труда.
  • табели и наряды работников вредных профессий.
  • документы по начислению заработной платы работникам (лицевые счета, расчетные ведомости, расчетные листки и др.).
  • акты расследования несчастных случаев с работниками и журналы регистрации несчастных случаев.
  • индивидуальные сведения работников.

Для получения данной услуги необходимо направить письмо в Учреждение или заполнить бланк «Заявление» .

На основании письма, специалист архива будет направлен по  адресу нахождения документов для осмотра  и составления сметы на необходимый вид работы.

После согласования сметы Заявителем составляется договор о проведении упорядочения документов.

При поступлении денежных средств, указанных в договоре, на счет Учреждения, производится прием документов для оказания услуг. Приём осуществляется по акту приема-передачи документов на упорядочение, составленному в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой у Заявителя.

Упорядочение документов

Весь комплекс работ по формированию архивных документов в  единицы хранения (дела), описанию и оформлению будет проведен в соответствии с действующими Правилами:

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • систематизация документов внутри дела по структурному, хронологическому, алфавитному признаку;
  • формирование документов в дела;
  • составление внутренней описи в деле;
  • реставрация листов;
  • нумерация или проверка нумерации;
  • составление заверительных листов;
  • замена обложки;
  • прошивка дела  на четыре прокола;
  • оформление обложки.

Составление научно-справочного аппарата

В целях оперативного поиска архивных документов и их учета составляется научно-справочный аппарат (НСА) к документам:

  • историческая справка к фондообразователю и (или) дополнение к ней;
  • описи дел (по личному составу, временного хранения);
  • титульный лист к описи дел;
  • предисловие к описи дел;
  • списки сокращений, таблицы и др.

Заключительная работа

Работа по упорядочению архивных документов является выполненной при наличии согласованного архивным органом научно-справочного аппарата.

По завершения оказания услуг по договорным обязательствам, дела передаются Заявителю по описям дел.

Анонсы

01.06.2017

Подробнее

30.08.2016 — Предлагаем для общественного обсуждения перечень расходов на товары, работы, услуги.

Подробнее