Одним из направлений деятельности архива является предоставление услуг по проведению экспертизы ценности и упорядочению документов по личному составу предприятий, учреждений и организаций города Хабаровска всех форм собственности.
Виды документов по личному составу
- приказы по личному составу (о приеме, переводе, перемещении, увольнении, поощрении, награждении, смене фамилии, отпусках без содержания, отпусках по уходу за ребенком и т.д.).
- трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, договоры оказания услуг, изменения или дополнения к трудовым договорам, не вошедшие в состав личных дел.
- книги регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров.
- личные карточки (ф. т-2) уволенных работников.
- штатные расстановки (с указанием фамилий, должностей, окладов).
- личные дела.
- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий.
- списки работников.
- невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства).
- книги учета движения трудовых книжек.
- списки работающих на производстве с вредными условиями труда.
- табели и наряды работников вредных профессий.
- документы по начислению заработной платы работникам (лицевые счета, расчетные ведомости, расчетные листки и др.).
- акты расследования несчастных случаев с работниками и журналы регистрации несчастных случаев.
Для получения данной услуги необходимо направить письмо в Учреждение или заполнить бланк «Заявление» .
На основании письма, специалист архива будет направлен по адресу нахождения документов для осмотра и составления сметы на необходимый вид работы.
После согласования сметы Заявителем составляется договор о проведении упорядочения документов.
При поступлении денежных средств, указанных в договоре, на счет Учреждения, производится прием документов для оказания услуг. Приём осуществляется по акту приема-передачи документов на упорядочение, составленному в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой у Заявителя.
Упорядочение документов
Весь комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению будет проведен в соответствии с действующими Правилами:
- проведение экспертизы ценности документов;
- систематизация документов внутри дела по структурному, хронологическому, алфавитному признаку;
- формирование документов в дела;
- составление внутренней описи в деле;
- реставрация листов;
- нумерация или проверка нумерации;
- составление заверительных листов;
- замена обложки;
- прошивка дела на четыре прокола;
- оформление обложки.
Составление научно-справочного аппарата
В целях оперативного поиска архивных документов и их учета составляется научно-справочный аппарат (НСА) к документам:
- историческая справка к фондообразователю и (или) дополнение к ней;
- описи дел (по личному составу, временного хранения);
- титульный лист к описи дел;
- предисловие к описи дел;
- списки сокращений, таблицы и др.
Заключительная работа
Работа по упорядочению архивных документов является выполненной при наличии согласованного архивным органом научно-справочного аппарата.
По завершения оказания услуг по договорным обязательствам, дела передаются Заявителю по описям дел.
