Научно-техническая обработка документов
 
Передача документов на упорядочение

Одним из направлений деятельности архива является предоставление услуг по  проведению экспертизы ценности и упорядочению документов по личному составу предприятий, учреждений и организаций города Хабаровска всех форм собственности.

Виды документов по личному составу

  • приказы по личному составу (о приеме, переводе, перемещении, увольнении, поощрении, награждении, смене фамилии, отпусках без содержания, отпусках по уходу за ребенком и т.д.).
  • трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, договоры оказания услуг, изменения или дополнения к трудовым договорам, не вошедшие в состав личных дел.
  • книги регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров.
  • личные карточки (ф. т-2) уволенных работников.
  • штатные расстановки (с указанием фамилий, должностей, окладов).
  • личные дела.
  • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий.
  • списки работников.
  • невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства).
  • книги учета движения трудовых книжек.
  • списки работающих на производстве с вредными условиями труда.
  • табели и наряды работников вредных профессий.
  • документы по начислению заработной платы работникам (лицевые счета, расчетные ведомости, расчетные листки и др.).
  • акты расследования несчастных случаев с работниками и журналы регистрации несчастных случаев.

Для получения данной услуги необходимо направить письмо в Учреждение или заполнить бланк «Заявление» .

На основании письма, специалист архива будет направлен по  адресу нахождения документов для осмотра  и составления сметы на необходимый вид работы.

После согласования сметы Заявителем составляется договор о проведении упорядочения документов.

При поступлении денежных средств, указанных в договоре, на счет Учреждения, производится прием документов для оказания услуг. Приём осуществляется по акту приема-передачи документов на упорядочение, составленному в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой у Заявителя.

Упорядочение документов

Весь комплекс работ по формированию архивных документов в  единицы хранения (дела), описанию и оформлению будет проведен в соответствии с действующими Правилами:

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • систематизация документов внутри дела по структурному, хронологическому, алфавитному признаку;
  • формирование документов в дела;
  • составление внутренней описи в деле;
  • реставрация листов;
  • нумерация или проверка нумерации;
  • составление заверительных листов;
  • замена обложки;
  • прошивка дела  на четыре прокола;
  • оформление обложки.

Составление научно-справочного аппарата

В целях оперативного поиска архивных документов и их учета составляется научно-справочный аппарат (НСА) к документам:

  • историческая справка к фондообразователю и (или) дополнение к ней;
  • описи дел (по личному составу, временного хранения);
  • титульный лист к описи дел;
  • предисловие к описи дел;
  • списки сокращений, таблицы и др.

Заключительная работа

Работа по упорядочению архивных документов является выполненной при наличии согласованного архивным органом научно-справочного аппарата.

По завершения оказания услуг по договорным обязательствам, дела передаются Заявителю по описям дел.

Анонсы

27.11.2023 — В соответствии с планом основных мероприятий, посвященных 85-й годовщине со дня образования Хабаровского края, 26 октября 2023 года в МКУ «Центр хранения документов» для студентов 1 курса отделения документоведения и архивоведения «Хабаровского государственного института культуры» была проведена экскурсия, которая оказалась не просто полезной, как для будущих специалистов, но и интересной, насыщенной.

Подробнее

20.09.2023

13 сентября 2023 года в МКУ «Центр хранения документов» состоялась встреча с делегацией Управления по делам архивов провинции Хэйлунцзян (КНР), участие в которой принял председатель комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края Дорохов Алексей Леонидович. Во время встречи обсуждались вопросы, возникающие в архивной службе, как у российских, так и у китайских коллег. 

Подробнее

31.05.2023

В канун 165-летию со дня основания города в МКУ «Центр хранения документов» была организована выставка по архивным документам «Страницы истории «Хабаровск 1960-х», которую посетили студенты ФГБОУ ВО «Хабаровский государственный институт культуры».

Подробнее