Важность работы с организациями при комплектовании муниципального архива

 Газета «Хабаровские вести»
от 09.09.2016

На сегодняшний день в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации для оформления трудовой пенсии, пенсии по потери кормильца, инвалидности, получения льгот, компенсаций и пособий гражданам необходимо предоставить в органы, занимающиеся назначением пенсий и пособий, документы, подтверждающие их трудовую деятельность и размер заработной платы. Данные сведения содержатся в документах по личному составу: приказах, трудовых договорах, личных карточках (Ф. Т-2), личных делах, лицевых счетах, расчетных листках и т.п.

Понимая важность сохранности данной категории документов, Администрацией города Хабаровска в 2007 году было создано муниципальное казенное учреждение «Хабаровский городской центр хранения документов», которому были переданы функции по приему на хранение, обеспечению сохранности и дальнейшему использованию документов по личному составу предприятий города.

С момента своего образования и до настоящего времени МКУ «Центр хранения документов» особое внимание уделяет вопросам отбора, подготовки и передачи на хранение документов по личному составу структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений г. Хабаровска, а также организаций города, находящихся в стадии ликвидации, в том числе и по причине банкротства.

К сожалению, сегодня не все руководители предприятий города уделяют достаточно внимания решению проблем сохранности документов по личному составу своих организаций.

В практике работы Центра не редки случаи, когда недобросовестные руководители учреждений города и конкурсные управляющие предприятий-банкротов осознанно не передают документы по личному составу в архив, либо уничтожают их, а также случаи, когда из-за халатного отношения должностных лиц к исполнению своих обязанностей и отсутствия надлежащего контроля за сохранностью документов, были неисправимо повреждены сотни документов, востребованных и крайне необходимых гражданам.

С целью предотвращения подобных ситуаций специалистами Центра постоянно проводится большая работа по выявлению организаций, находящихся в стадии ликвидации и банкротства, увеличению количества предприятий города, чьи документы в обязательном порядке передаются на хранение в учреждение, оказанию учреждениям г. Хабаровска методической и практической помощи по вопросам правильной организации делопроизводства, описания документов и создания оптимальных условий для их сохранности и использования.

В этой работе МКУ «Центр хранения документов» активно помогает Администрация города Хабаровска. Так благодаря тому, что в 2009 году по распоряжению Мэру города Центру было выделено обособленное 2-х этажное здание по ул. Уссурийская, 6, у учреждения появилась возможность принимать на хранение документы по личному составу не только ликвидированных предприятий города, но и действующих муниципальных организаций, которые в силу разных обстоятельств не могу хранить свои документы по личному составу на местах. В результате этого с 2009 года по 2015 год МКУ «Центр хранения документов» смогло принять на хранение более 35 тысяч дел, а всего архив бережно хранит более 160 тысяч документов, используя которые в течение 8 лет, специалистами учреждения было подготовлено свыше 50 тысяч ответов на запросы социально-правового характера.

На базе Центра регулярно проводятся семинары-практикумы для ответственных за делопроизводство и архив организаций г. Хабаровска, во время которых участники мероприятий учатся правильно составлять номенклатуру дел, формировать дела на стадии текущего делопроизводства, проводить экспертизу ценности документов, отбирать дела к уничтожению и последующему хранению, описывать документы и составлять на них описи дел с соответствующим научно-справочным аппаратом. За период деятельности учреждения семинары посетило более 300 человек.

Кроме того, специалисты МКУ «Центр хранения документов» оказывают консультационную и практическую помощь организациям города, находящимся в стадии ликвидации, а также действующим предприятиям при подготовке ими документов для передачи в архив. Это привело к тому, что практически исчезли случаи передачи на хранение в архив дел по личному составу в неописанном виде, повысилось качество обработки данной категории документов и сократилась задолжность по описанию документов в муниципальных учреждениях города.

Сотрудники Центра по запросам организаций выезжают на предприятия города для обследования документальных фондов и на местах помогают представителям учреждений правильно организовать работу по отбору документов по личному составу для последующего хранения.

Также специалисты МКУ «Центр хранения документов» на возмездной основе оказывают услуги предприятиям г. Хабаровска по упорядочению документов. За 8 лет работы Центра руками его сотрудников было описано и подготовлено к передаче в архив около 16 тысяч дел.

Высокие показатели в работе учреждения были достойно оценены во время проведения Всероссийского конкурса на лучший муниципальный архив, по итогам которого в 2014 году Федеральным архивным агентством МКУ «Центр хранения документов» было присуждено 2 место за победу в номинации «Архивные учреждения, расположенные в административных центрах субъектов Российской Федерации».

Сегодня учреждение активно продолжает работать на благо города. Специалисты Центра прекрасно понимаю, что успех складывается из каждодневной многолетней работы, выполнять которую нужно достойно.

Н.В. Осипова,
начальник отдела
использования документов
МКУ «Центр хранения документов»