Современные информационные технологии на службе архива

Важнейшая современная задача архивной отрасли - обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, внедрение информационных технологий в развитие архивного дела.

С целью предоставления общей справочной информации об архивных фондах, содействия в поиске документов и получения архивных услуг по социально-правовым запросам, взаимного информирования архивистов, популяризации архивного дела был разработан сайт учреждения МКУ «Центр хранения документов» www.centrhd.ru. Установлена поисковая форма по каталогам фондов архивных документов. Любой посетитель имеет доступ к информации по предприятиям и организациям, документы по личному составу которых находятся на хранении в учреждении. Имеется информация о номере фонда и последних датах сданных документов, представлен порядок подачи заявления с пояснениями и форма для подачи заявления на выдачу справок по заработной плате, трудовому стажу и т.д. Предусмотрена возможность отслеживания сроков их испол­нения. Также для сдачи документов на упорядочение и передачи на хранение в архив имеются бланки заявлений. Представлен перечень оказываемых услуг.

На сайте учреждения имеются сведения о государственных, муниципальных и ведомственных архивных учреждениях города Хабаровска и Хабаровского края.

Администрацией города по целевой программе «Развитие информационно-коммуникационной структуры и построение единой многофункциональной телекоммуникационной сети города Хабаровска на 2011-2013 годы» были выделены средства для соединения трех зданий учреждения и подключение к единой межотраслевой телекоммуникационной сети (ЕМТС). В результате у специалистов отдела использования документов, находящимся по трем адресам, появилась возможность работать в программе «Обращения граждан» в режиме реального времени, а также принимать запросы по электронной почте или через сайт учреждения, упростить процедуру получения справок, улучшить качество обслуживания заявителей, сделать данную услугу более удобной и доступной.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» было разработано и утверждено «Положение о порядке организации исполнения запросов в режиме «одно окно». Запросы, поступившие в учреждение, исполняются в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях руководитель учреждения вправе продлить срок исполнения запроса на 30 дней. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в городском архиве архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по при­надлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы.

МКУ «Центр хранения документов» имеет высокие показатели по исполнению данного вида услуг. В 2010 году за 20 дней было подготовлено 58,6% от общего количества исполненных запросов, в 2012 году - 58,8%, в 2013 году - 94,6%.

В результате подписания трехстороннего соглашения об информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Хабаровскому краю, управлением по делам архивов правительства Хабаровского края и МКУ «Центр хранения документов» значительно выросло количество запросов, поступающих в учреждение по электронным каналам связи. Так, в 2011 году их было 569, в 2012 году - 2 594, в 2013 году уже 3 356. Гражданам предпенсионного возраста теперь нет необходимости обращаться за справкой по ликвидируемым предприятиям и организациям города Хабаровска в архив МКУ «Центр хранения документов», запрос на получение справки по стажу и заработной плате, необходимой для начисления пенсии, Пенсионный фонд РФ по Хабаровскому краю направляет в наш адрес по каналам электронной связи.

Для перехода на электронное взаимодействие между архивами и пользователями нужно проделать еще очень много работы. В первую очередь потому, что у большинства граждан Российской Федерации отсутствует электронная цифровая подпись, т.е. возможность их идентификации. В ближайшие несколько лет не произойдет каких-то кардинальных перемен, если только будет реализован проект создания единой социальной карты для наших граждан, который осуществляется в рамках концепции электронного правительства в нашей стране. Эта та самая карта, где содержится информация о каждом гражданине: пенсионная, социальная и т.д. Проект пока находится в начальной стадии.

В учреждении завершается работа по оцифровке научно-справочного аппарата к архивным документам. Перед архивами не стоит задача по оцифровке самих документов по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет (лицевые счета, расчетные ведомости, приказы по личному составу, приказы по награждению, трудовые договоры, до­говоры подряда, личные карточки формы Т-2, акты расследования несчастных случаев). Срок хранения данных документов установлен перечнем «Типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Один из глобальных вопросов, стоящих перед архивами, - как сделать долговременным электронный носитель, на котором размещен электронный документ. Срок хранения современного долговременного электронного носителя - от 10 до 40 лет. С точки зрения архивной службы 30-40 лет - это мало. Нормальная бумага, в зависимости от условий и качества хранения, использования и реставрации, может храниться до двух тысяч лет. Если электронный носитель разрушается, не станет и той информации, которая на нем находится. Со временем возникает необходимость переноса такой информации с носителя на носитель. А это уже затратная процедура.

Информационные технологии развиваются, усовершенствуются, и мы надеемся, когда подойдет время переноса информации архива на другой носитель, будет разработана менее затратная и упрощенная технология.

В электронном виде в МКУ «Центр хранения документов» поступают на хранение кинофотодокументы только структур администрации города Хабаровска. Процедура приема данной категории документов, создание условий хранения, учет проводятся учреждением в соответствии с Методическими рекомендациями, разработанными Всероссийским научно- исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) «Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов».

Но, несмотря на развитие информационных технологий, всегда будут архивы, где находятся бумажные оригиналы документов, и такие архивы, где хранятся электронные документы.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд специалистов учреждения более продуктивным. Применение современных информационных технологий позволит повысить эффективность работы и качество оказываемых услуг.