Хранить, нельзя уничтожить!

Газета «Хабаровские вести»
от 05.06.2018

История человечества может предстать
в искаженном виде только потому, что раньше люди
не могли достаточно бережно хранить документы.
Тур Хейердал

1 июня 1918 года Советом Народных Комиссаров РСФСР был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». Реформа, провозглашенная этим декретом, выражала надежды многих поколений архивистов об организационном упорядочении и государственном внимании к документному культурному наследию России.

2018 год знаменательный год для архивистов - Государственной архивной службе России исполняется 100 лет.

В городе Хабаровске хранением документов по личному составу муниципальных и ликвидированных учреждений, предприятий города занимается муниципальное казенное учреждение «Хабаровский городской центр хранения документов», созданное 10 октября 2007 года.

Сегодня в Центре бережно хранятся и активно используются  для обеспечения социально-правовых гарантий граждан более 182 тысяч дел 1485 фондов.

Документы по личному составу занимают особое место среди архивных документов, так как в них содержатся сведения чрезвычайно важные для каждого человека. Информация, зафиксированная в них, помогает подтвердить трудовой стаж (в том числе льготный), заработную плату и иные социальные гарантии граждан, установленные действующим законодательством Российской Федерации, а также выявить сведения генеалогического характера.

Основной состав документов, передаваемых на хранение в Центр, это приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, документы по начислению заработной платы и для подтверждения льготных условий труда, а также трудовые книжки работников, оставленные на предприятиях в момент увольнения. На сегодняшний день на хранении в Центре находится более 20 тысяч трудовых книжек уволенных работников таких предприятий города как: городское объединение парикмахерского хозяйства, предприятие бытового обслуживания «Чайка», первый горпищеторг, ОАО «Завод «ЖБИ-2», ОАО «Спецстроймеханизация-1», завод «Дальдизель», завод «Дальэнергомаш», ОАО «Дальавиа» и т.п. Ежегодно около 15 трудовых книжек возвращаются владельцам на основании их письменного обращения.

Особенностью трудовых книжек является то, что они содержат информацию за весь период трудовой деятельности конкретного человека и на их основании можно подтвердить трудовой стаж работы гражданина даже в тех организациях, где недобросовестные руководители уничтожили или не сохранили документы по личному составу.

Трудовые книжки также содержат сведения об отраслевых и государственных наградах ее владельцев, которые могут быть востребованы при оформлении пенсии, льгот и компенсаций.

В последние годы в связи с активным использованием многими организациями электронных программных продуктов в бухгалтерской деятельности, все чаще документы по начислению заработной платы работникам предприятий формируются только в электронном виде, что не может гарантировать сохранность документов в случаях устаревания форматов, сбоев программного обеспечения или «заражения» компьютерными вирусами. Зачастую это приводит к полной утрате сведений, содержащихся в них, и, как следствие, к нарушению социально-правовых гарантий граждан. По этой причине формирование документов на бумажном носителе обезопасит не только самих работников, но и работодателей в части исполнения требований законодательства Российской Федерации.

В 2011 году в источниках комплектования Центра числилось 15 структурных подразделений администрации города Хабаровска и муниципальных учреждений, а к концу 2017 года - 72 источника.

72 – это не просто цифра. Это значит, что документы этих организаций своевременно передаются на архивное хранение и будут сохранены, а работающие в них люди без проблем получат справки о трудовом стаже или размере заработной платы, необходимые для начисления пенсии.

Качество документов, хранящихся в Центре, напрямую зависит от качества формирования и условий хранения документов в организациях на стадии делопроизводства. К сожалению не все руководители и работники учреждений города должным образом относятся к вопросам оформления и сохранности документов, образующихся в процессе их деятельности.                 Очень часто при ликвидации организаций (особенно относящихся к частной собственности) документы по личному составу не передаются на хранение в архив, а уничтожаются бывшими руководителями или хранятся у них дома.  Документы ликвидированных предприятий, не переданные на государственное хранение, не могут быть основанием для назначения трудовых пенсий гражданам. Уничтоженные документы невозможно восстановить. Заложниками данной ситуации становятся бывшие работники таких организаций.

С целью исключения недобросовестного отношения к документам со стороны работников организаций в Центре регулярно проводятся семинары для ответственных за делопроизводство и архив, специалистов кадровой службы и бухгалтерии по вопросам правильного формирования документов в текущем делопроизводстве и подготовки к последующему государственному хранению. Ежегодно семинары посещают более 30 человек.

Центр имеет свой интернет-сайт, на котором размещена вся необходимая для организаций информация о порядке передачи на упорядочение и государственное хранение документов по личному составу. На сайте в открытом доступе имеется полный список ликвидированных предприятий г. Хабаровска, а также структурных подразделений администрации города и муниципальных учреждений, чьи документы находятся на хранении в Центре. Размещенная на сайте информация своевременно обновляется. С помощью сайта можно направить в Центр запрос о выдаче архивной справки и отследить его исполнение.

Хочется подчеркнуть, что грамотное формирование документов и их сохранность в организации, а также своевременная передача на государственное хранение в архив это не просто механическое выполнение требований действующего законодательства Российской Федерации, а прежде всего отношение работодателя к своим работникам, результатам их труда, сохранению корпоративной культуры, позволяющей эффективно выстраивать отношения с сотрудниками, партнерами и создавать имидж организации в обществе.

М. Лобынцева,
начальник отдела комплектования
и обеспечения сохранности документов
МКУ «Центр хранения документов»