5 лет муниципальному казенному учреждению «Хабаровский городской центр хранения документов»

Газета «Хабаровские вести»

8 октября 2012 года будет отмечать свое 5-летие муниципальное казенное учреждение «Хабаровский городской центр хранения документов», созданное в 2007 году администрацией города Хабаровска для сохранения и дальнейшего использования документов по личному составу структурных подразделений администрации г. Хабаровска, муниципальных организаций города, а также ликвидированных и реорганизованных предприятий г. Хабаровска всех форм собственности.

За 5 лет своей деятельности коллективу Учреждения во главе с директором Рыбаковой Тамарой Юрьевной при активной поддержке Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и Учредителя — Управления Делами администрации города Хабаровска удалось добиться много.

Благодаря плодотворной совместной работе штатная численность Учреждения выросла с 17 до 30 человек, что положительным образом сказалось на обеспечении сохранности архивных документов, приеме и обслуживании заявителей, предоставлении услуг организациям города, а также позволило Учреждению успешно решать стоящие перед ним задачи.

За прошедшее время общая площадь архивохранилищ и рабочих кабинетов МКУ «Центр хранения документов» увеличилась почти в 2 раза и составила 1591,5 кв. м. Это в свою очередь дало возможность Учреждению организовать прем на хранение документов по личному составу действующих организаций города, в которых отсутствуют необходимые условия для сохранности документов. В результате сегодня в 3 зданиях Учреждения хранятся и активно используются 160 тысяч дел 1300 организаций города.

Информация, содержащаяся в архивных документах, необходима при оформлении гражданам пенсий по возрасту, потере кормильца, инвалидности, для подтверждения трудового и льготного стажа, получения различного рода льгот и компенсаций, предусмотренных действующим законодательством. По этой причине ежегодно в МКУ «Центр хранения документов» поступают запросы со всех регионов России, стран ближнего и дальнего зарубежья. Специалистами Учреждения за 5 лет было подготовлено ответов на 30,5 тысячу запросов органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и граждан. От посетителей в адрес работников Учреждения поступают только благодарности.

Много внимания уделяется специалистами Учреждения вопросам сохранности документов по личному составу предприятий города. С этой целью на базе Учреждения регулярно проводятся семинары для работников организаций г. Хабаровска по вопросам делопроизводства и обеспечения сохранности документов, оказывается консультационная и практическая помощь при подготовке дел для передачи на хранение.

На сегодняшний день во всех зданиях МКУ «Центр хранения документов» проведен капитальный ремонт, созданы благоприятные условия для работы специалистов Учреждения, приема граждан и обеспечения сохранности документов, подключен Интернет, приобретена современная компьютерная техника и сканирующее оборудование.

Учитывая современные требования, предъявляемые к архивной деятельности, с 2008 года регистрация запросов в Учреждении проводится в электронном виде, формируются поисково-учетные базы данных по архивным фондам, внедряются новые формы работы с документами и гражданами. В результате проделанной работы с января 2011 года прием посетителей в МКУ «Центр хранения документов» ведется в режиме «Одно окно» по адресу ул.Уссурийская, 6, что значительно упростило процедуру получения необходимой заявителям информации, подняло качество обслуживания граждан, сократило время на подготовку ответов на запросы и сделало данную услугу более удобной.

Помимо этого в рамках реализации программы «Электронное Правительство» в 2011 году Учреждение перешло на электронный документооборот с органами Пенсионного фонда Хабаровского края, разработало свою электронную страницу на Web-портале администрации города Хабаровска для информирования заинтересованных лиц о деятельности Учреждения, составе хранящихся документов и порядке предоставления услуг.

В текущем году в Учреждении начата работа по переводу в электронный вид наиболее востребованных архивных документов на бумажной основе, разработка собственного Интернет-сайта для перехода в дальнейшем на предоставление услуг заявителям в электронном виде.

За хорошую, безупречную работу директор и специалисты Учреждения не раз были отмечены грамотами и благодарностями администрации города Хабаровска.

В преддверии праздника хочется сказать огромное спасибо всем тем, кто помогал в становлении и развитии МКУ «Центр хранения документов», и в первую очередь коллективу Учреждения за слаженную, высокопрофессиональную работу, пожелать крепкого здоровья, неиссякаемой энергии, новых побед и свершений в работе, воплощения всех замыслов и надежд.