Муниципальному казенному учреждению
«Хабаровский городской центр хранения документов» - 10 лет»

Газета «Хабаровские вести»
от 06.10.2017

8 октября 2017 года муниципальное казенное учреждение «Хабаровский городской центр хранения документов» будет отмечать юбилей – 10 лет со дня образования. Учреждение было создано в 2007 году по инициативе Администрации города Хабаровска для обеспечения сохранности и дальнейшего использования документов по личному составу структурных подразделений администрации г. Хабаровска, муниципальных организаций города, а также ликвидированных и реорганизованных предприятий.

За 10 лет работы коллективу Учреждения, возглавляемому директором Рыбаковой Тамарой Юрьевной, при активной поддержке Администрации города и комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края удалось добиться значительных результатов в своей деятельности.

Сегодня в 4 зданиях МКУ «Центр хранения документов» общей площадью 1791,7 кв. м. хранится более 175 тысяч дел 1500 организаций города. Помещения под рабочие кабинеты и архивохранилища были переданы в оперативное управление Учреждению Администрацией города Хабаровска. Наличие свободных площадей позволяет архиву в настоящее время принимать на хранение документы по личному составу не только ликвидированных предприятий города, но и действующих муниципальных учреждений, которые по разным причинам не могут на местах обеспечить сохранность дел.

Штатная численность архива составляет 34,7 штатные единицы. Больше половины сотрудников Учреждения имеют средне специальное и высшее архивное образование.

В Учреждении созданы все необходимые условия, обеспечивающие сохранность документов: сделан капитальный ремонт, помещения оснащены современными системами охранно-пожарной сигнализации, оборудована реставрационная мастерская и комната акклиматизации документов, приобретено необходимое оборудование для поддержания оптимального температурно-влажностного режима в архивохранилищах.

В документах по личному составу содержится информация крайне необходимая гражданам при оформлении пенсий, получения льгот и пособий, подтверждения фактов трудовой деятельности, прохождения курсов повышения квалификации, размера получаемой заработной платы и т.п. В связи с этим ежегодно в адрес Учреждения поступает в среднем 6 тысяч запросов от органов власти, организаций, граждан Российской Федерации и зарубежных стран. Всего за 10 лет существования Учреждения его специалистами на основании архивных документов было подготовлено более 60 тысяч ответов с надлежащим качеством и в строго установленные законодательством сроки.

Также для удобства граждан с 2011 года прием посетителей в Учреждении осуществляется в режиме «Одно окно» по адресу ул. Уссурийская, 6, а для более полного информирования заявителей о порядке получения архивных справок установлена электронная информационная зона.

Учреждение идет в ногу со временем и уделяет большое внимание вопросам внедрения современных компьютерных технологий в архивную деятельность. С 2009 года в архиве ведется электронная полнотекстовая база данных «Обращения граждан», а в 2011 году Учреждение одним из первых в крае перешло на электронный документооборот с органами Пенсионного фонда Хабаровского края с использованием программного продукта VIPNet. Также в 2011 году в МКУ «Центр хранения документов» были проведены работы по монтажу локальной вычислительной сети, соединившей все здания Учреждения и позволившей архиву перейти на электронный документооборот с администрацией города Хабаровска. В 2012 году архив приобрел сканирующее оборудование и начал работа по переводу в электронный вид описей дел и наиболее востребованных документов по личному составу, а в 2014 году Учреждением был разработан собственный интернет-сайт, на котором заинтересованные лица могут найти всю необходимую информацию о деятельности архива, составе хранящихся документов и порядке предоставления услуг, а также подать запрос в электронном виде на получение архивных справок.

На базе Учреждения ежеквартально проводятся семинары-практикумы для специалистов организаций г. Хабаровска, ответственных за ведение делопроизводства и архив. В процессе обучения работники кадровых и делопроизводственных служб учатся, как правильно составлять номенклатуру дел, проводить экспертизу ценности документов, формировать и оформлять дела, составлять описи дел, осуществлять передачу документов в архив.

Ежегодно в Учреждении проходят производственную и преддипломную практику студенты колледжей и ВУЗов г. Хабаровска, обучающиеся по профильным архиву профессиям.

С целью популяризации архивной деятельности специалисты Учреждения регулярно проводят Дни открытых дверей, во время которых любой желающий может посмотреть на месте, как хранятся документы, узнать, каким образом осуществляется поиск необходимой информации и осознать, насколько важно сохранить документы по личному составу.

В 2013 году специалистами архива совместно с представителями общественной организации «Хабаровский городской союз женщин» была подготовлена фотовыставка «Хабаровск в женских лицах», посвященная 155-летию со дня образования города Хабаровска и рассказывающая о 113 выдающихся женщинах-хабаровчанках, внесших существенный вклад в становление, развитее и процветание нашего города. Выставка охватила большой временной период с 1858 года по 2013 год.

МКУ «Центр хранения документов» не раз выпадала честь принимать в своих стенах архивных работников из разных городов Росси, а также Управления по делам архивов провинции Хэйлунцзян (КНР), участвовать в заседаниях международных «круглых столов» по обмену опытом и развитию сотрудничества в области архивного дела.

За хорошую работу директор и специалисты Учреждения не раз были отмечены грамотами и благодарностями администрации города Хабаровска и Хабаровского края.

В 2013 году Учреждение стало победителем во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив, заняв 2 место в номинации «Архивные учреждения, расположенные в административных центрах субъектов Российской Федерации».

В течение 2014-2016 годов Учреждение принимало участие в различных городских и краевых конкурсах, по итогам которых было удостоено Диплома участника конкурса «Премия здоровья» (2014 г.) и становилось трижды победителем краевого этапа всероссийского конкурса «Российская организация высокой социальной эффективности» в номинациях: «За развитие кадрового потенциала в организациях непроизводственной сферы» (2014 г.), «За формирование здорового образа жизни в организациях непроизводственной сферы» (2015 г.), «За сокращение производственного травматизма и развитие социального партнерства в организации» (2016 г.).

В преддверии праздника хочется сказать слова благодарности Администрации города Хабаровска за создание хорошей материальной базы, увеличение штатной численности архива и активное участие в решении проблем Учреждения, Комитету по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, коллегам-архивистам – за постоянную поддержку в работе и оказание методической помощи, а коллективу архива - за слаженную, профессиональную работу и высокую производительность труда.

Н.В. Осипова,
начальник отдела
использования документов
МКУ «Центр хранения документов»