Хранение документов

Процедура передачи документов на хранение

Приём  документов производится в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007г.)

1. В адрес Учреждения направляется:

- письмо или заполненный бланк «Заявление» с просьбой о приёме на хранение документов по личному составу;

- описи дел и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка и (или) дополнение к ней, предисловие к описи дел и титульный лист) в 3 экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела управления Делами администрации города Хабаровска;

- копии уставных документов организации.

2. На основании обращения и пакета документов к нему, составляется  договор о передаче документов на хранение. После двухстороннего подписания договора  в назначенный день осуществляется прием документов.

3. Приём - передача проводится комиссионно, в присутствии представителей Учреждения и Заявителя.

4. При приёме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния (отсутствие скрепок, наличие повреждений, требующих реставрации, соответствие количества листов в деле с информацией в заверительном листе дела, соответствие информации на обложках дела с описью дел,  дело должно быть прошито на четыре прокола, толщина  не должна превышать 4 см и не более 250 листов, и т.д.).

5. Приём  архивных документов по личному составу оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой у Заявителя.