Научно-техническая обработка документов
 
Передача документов на упорядочение

Одним из направлений деятельности архива является предоставление услуг по  проведению экспертизы ценности и упорядочению документов по личному составу предприятий, учреждений и организаций города Хабаровска всех форм собственности.

Виды документов по личному составу

  • приказы по личному составу (о приеме, переводе, перемещении, увольнении, поощрении, награждении, смене фамилии, отпусках без содержания, отпусках по уходу за ребенком и т.д.).
  • трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, договоры оказания услуг, изменения или дополнения к трудовым договорам, не вошедшие в состав личных дел.
  • книги регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров.
  • личные карточки (ф. т-2) уволенных работников.
  • штатные расстановки (с указанием фамилий, должностей, окладов).
  • личные дела.
  • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий.
  • списки работников.
  • невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства).
  • книги учета движения трудовых книжек.
  • списки работающих на производстве с вредными условиями труда.
  • табели и наряды работников вредных профессий.
  • документы по начислению заработной платы работникам (лицевые счета, расчетные ведомости, расчетные листки и др.).
  • акты расследования несчастных случаев с работниками и журналы регистрации несчастных случаев.

Для получения данной услуги необходимо направить письмо в Учреждение или заполнить бланк «Заявление» .

На основании письма, специалист архива будет направлен по  адресу нахождения документов для осмотра  и составления сметы на необходимый вид работы.

После согласования сметы Заявителем составляется договор о проведении упорядочения документов.

При поступлении денежных средств, указанных в договоре, на счет Учреждения, производится прием документов для оказания услуг. Приём осуществляется по акту приема-передачи документов на упорядочение, составленному в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой у Заявителя.

Упорядочение документов

Весь комплекс работ по формированию архивных документов в  единицы хранения (дела), описанию и оформлению будет проведен в соответствии с действующими Правилами:

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • систематизация документов внутри дела по структурному, хронологическому, алфавитному признаку;
  • формирование документов в дела;
  • составление внутренней описи в деле;
  • реставрация листов;
  • нумерация или проверка нумерации;
  • составление заверительных листов;
  • замена обложки;
  • прошивка дела  на четыре прокола;
  • оформление обложки.

Составление научно-справочного аппарата

В целях оперативного поиска архивных документов и их учета составляется научно-справочный аппарат (НСА) к документам:

  • историческая справка к фондообразователю и (или) дополнение к ней;
  • описи дел (по личному составу, временного хранения);
  • титульный лист к описи дел;
  • предисловие к описи дел;
  • списки сокращений, таблицы и др.

Заключительная работа

Работа по упорядочению архивных документов является выполненной при наличии согласованного архивным органом научно-справочного аппарата.

По завершения оказания услуг по договорным обязательствам, дела передаются Заявителю по описям дел.

Анонсы

08.06.2022В рамках проведения Дня открытых дверей 25 мая 2022 года МКУ «Центр хранения документов» посетили студенты и преподаватели КГБ ПОУ «Хабаровский технический колледж». Гости нашего Учреждения познакомились с работой архива, в том числе по организации приема граждан в режиме «Одного окна» и взаимодействием архива с Пенсионным фондом в системе электронного документооборота.

Подробнее

08.06.2022

25 мая 2022 года для студентов 2 курса КГБ ПОУ «Хабаровский технический колледж» по специальности «Документоведение и архивоведение» проведена экскурсия по архивохранилищу. 

Подробнее

23.04.2022

В рамках проведения недели охраны труда с 18 по 23 апреля, направленной на повышение культуры безопасного труда и сохранения жизни и здоровья работников, в МКУ «Центр хранения документов» прошел конкурс рисунков среди детей работников Учреждения. 

Подробнее