История Хабаровского городского центра хранения документов

Муниципальное учреждение «Хабаровский городской центр хранения документов» образовано 08 октября 2007 года во исполнение Постановления Мэра города Хабаровска № 1370 «О создании муниципального учреждения «Хабаровский городской центр хранения документов».

08 апреля 2011 года Учреждение в соответствии Постановления администрации города Хабаровска от 25.11.2010 № 3812 «О создании казенных учреждений путем изменения типа бюджетных учреждений» перешло на тип «казенное» и стало муниципальным казенным учреждением «Хабаровский городской центр хранения документов».

Учредителем муниципального казенного учреждения «Хабаровский городской центр хранения документов» является Администрация города Хабаровска в лице управления делами администрации города Хабаровска.

Учреждению были переданы архивные фонды и учетные документы, ранее находившиеся на хранении в архивном отделе управления делами администрации города Хабаровска.

Учреждение создано в целях исполнения функций по комплектованию, государственному учету, хранению и использованию документов по личному составу администрации города Хабаровска, ее структурных подразделений и ликвидированных учреждений, организаций и предприятий города Хабаровска.

По состоянию на 01.01.2025 в Учреждении находится на хранении 1651 фонда, которые содержат 224 114 единицы хранения (приказы о приеме, увольнении, перемещении, тарификации работников и т.п., документы по начислению заработной платы, личные карточки ф.Т-2, трудовые договоры, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.).

Данные документы необходимы для подтверждения стажа работы, размеров заработной платы и некоторых других сведений, влияющих на установление или перерасчет пенсий по старости, инвалидности, потери кормильца, подтверждение факта льготной работы, а также в случае утраты или повреждения трудовой книжки и т. д.

В Учреждение ежегодно обращается около 6000 заявителей с целью получения необходимых архивных справок, выписок и копий, а также 2500 человек для уточнения информации о местах хранения документов действующих организаций.

С января 2011 года Учреждение перешло на прием граждан, по вопросам получения документов социально-правового характера, в режим «Одно окно», что позволило поднять качество обслуживания заявителей, сократить время на подготовку ответов по запросам и сделать услугу более удобной для посетителей. В мае этого же года было подписано трехстороннее Соглашение об информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Хабаровскому краю, Управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края и МКУ «Центр хранения документов». Данное Соглашение позволило производить обмен данными между Учреждением и органами ПФР Хабаровского края в электронном виде.

Ежегодно поступает на хранение около 7 000 дел от ликвидированных и реорганизованных предприятий, учреждений, организаций города, структурных подразделений администрации города Хабаровска.

Архивные фонды МКУ «Центр хранения документов» размещаются в 4-х зданиях в центре города, общей площадью 1 791,7 м², где для документов созданы все необходимые условия, обеспечивающие их сохранность и эффективное использование.

На сегодняшний день, во всех зданиях проведены ремонтные работы: перепланировка помещений; косметические ремонты внутри помещений и фасадов зданий; установлена современная система охранно-пожарной сигнализации; проведена замена полов, электропроводки, систем водоснабжения, отопления, канализации; установлена АТС и система видеонаблюдения.

В Учреждении ведется электронная поисково-учетная база данных «Архивный фонд», отражающая состав и содержание хранящихся документов, а также база данных «Обращения граждан» по регистрации запросов заявителей.

Ежегодно специалистами Учреждения проводится работа по реставрации и описанию документов, оказывается методическая и практическая помощь предприятиям-сдатчикам и действующим организациям города по вопросам упорядочения документов и организации их в текущем делопроизводстве. Большое внимание уделяется вопросам создания и совершенствования научно-справочного аппарата к архивным фондам.

Штатная численность учреждения составляет 35,7 единиц. Большинство специалистов имеют специальное архивное образование. Ежегодно на базе Учреждения проходят производственную и преддипломную практику по делопроизводству и архивоведению студенты учебных заведений города Хабаровска.

Учреждение тесно сотрудничает со средствами массовой информации: телевидением, печатными изданиями для популяризации архивного дела и привлечения внимания к проблеме сохранности документов по личному составу.

В 2013 году Учреждение приняло участие во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив. По итогам конкурса МКУ «Центр хранения документов» заняло почетное 2 призовое место в номинации «Муниципальные архивные учреждения, расположенные в административных центрах субъектов Российской Федерации», а 18 сотрудников Учреждения были отмечены Благодарностями руководителя Росархива.

В 2018 году в честь празднования 100-летия со дня образования государственной архивной службы России и 95-летия архивной службы края за многолетний добросовестный труд, активную и результативную профессиональную деятельность, большой личный вклад в развитие архивной отрасли директор и часть работников Учреждения были награждены Почетными грамотами и благодарностями Федерального архивного агентства, Губернатора Хабаровского края, Мэра города, Комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

В 2023 году в честь празднования 100-летия архивной службы Хабаровского края за заслуги в развитии архивного дела, улучшении качества архивной деятельности и делопроизводства директору Учреждения присвоено звание «Заслуженный работник архивного дела Хабаровского края». За многолетний и добросовестный труд, активную и результативную профессиональную деятельность в сфере обеспечения сохранности, комплектования и использования документов архивного фонда часть сотрудников награждены  Почетными грамотами, благодарностями и благодарственными письмами  комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.  

В 2024 году во исполнение постановления правительства РФ «О государственной информационной системе «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» в МКУ «Центр хранения документов» проведены мероприятия по вводу в эксплуатацию и реализации оказания услуг населению в государственной информационной системы ГИС ЭЦП. В результате количество запросов от Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по сравнению с предыдущим годом увеличилось на 24%.